Assistent (m/w/d)
Aufgaben
- Operative Unterstützung der Verwaltung des Terminkalender und der Aktivitäten des CEO und der anderen Chefs
- Vorbereitung von Sitzungen und Workshops, die vom Büro des Direktors organisiert werden, einschließlich der Vorbereitung des Sitzungssaals, des Caterings, des Empfangs von VIPs, Beamten und Delegierten und der Unterstützung bei reisebezogenen Themen
- Organisation der Reisen des CEO und anderer Chiefs, einschließlich der Beantragung von Visa, der Buchung von Transportmitteln und Unterkünften sowie der Vorbereitung der Reiseagenda einschließlich Hintergrundinformationen, falls vorhanden, und der Vorbereitung von Reisekostenabrechnungen
- Unterstützung bei deutschen Verwaltungstätigkeiten, einschließlich Adressänderungen und Führerscheinänderungen. Kontaktaufnahme mit Netzwerkpartnern oder lokalen Vertretern, die an der Organisation der Sitzungen beteiligt sind
- Unterstützung bei der Verwaltung der formalen Anforderungen an die Verwaltungsratsmitglieder, wie z.B. die jährlichen Erklärungen zu Interessenkonflikten und ähnliches
- IT-Unterstützung bei der Verwaltungsratssitzung, um sicherzustellen, dass Ton, Folien und Abstimmungen bei Bedarf ordnungsgemäß funktionieren / Unterstützung der Verwaltung: Verwaltung der Finanzprozesse, einschließlich: Bearbeitung von Rechnungen und Spesenabrechnungen
- Verwaltung von Kreditkartenbuchungen / Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung / Entwicklung, Einrichtung und Verwaltung eines umfassenden Ablagesystems und Archivs für den CEO und die Chief Officers
- Suche nach Möglichkeiten zur Verbesserung der derzeitigen Systeme und Arbeitsweisen
- Funktion als zentrale Anlaufstelle für den CEO und die leitenden Angestellten
- Intranet: Hochladen/Ersetzen von Dokumenten. Hochladen von Nachrichten für „Branching Out"
Profil
- Berufserfahrung in einer ähnlichen Funktion, idealerweise für eine internationale Organisation in einem Multi-Stakeholder-Umfeld / Erfahrung in der Bereitstellung von Finanz-, Verwaltungs- und Bürounterstützung / Erfahrung in der Organisation und Ablage von Dokumenten, um sicherzustellen, dass diese benutzerfreundlich und leicht auffindbar sind
- Arbeitsstil und Fähigkeiten: Proaktive und flexible Arbeitseinstellung und Herangehensweise an die Lösung von Problemen, wenn sie auftreten, und unter Verwendung des gesunden Menschenverstands
- Gute Zeit Management Fähigkeiten / Fähigkeit zu Multitasking und Arbeit unter Druck
- Service- und Detailorientierung sowie ein ausgeprägter Sinn für Sorgfalt und Genauigkeit, einschließlich guter Zahlenfähigkeiten. Lösungsorientierte Arbeitseinstellung
- Eventuell Reisen zu Vorstandssitzungen, bis zu 4 Reisen im Jahr. Bereitschaft, einen Beitrag zu leisten und zu lernen, Offenheit für Feedback / Demonstriertes kulturelles Bewusstsein und Sensibilität für die Vielfalt der Werte, Ansichten und Herangehensweisen von Interessengruppen auf der ganzen Welt
- Vorbildliche persönliche und professionelle Einstellung und Verhalten.
- Fließende Englischkenntnisse (in Wort und Schrift) / Fließende Deutschkenntnisse sind von Vorteil
- Gute Kenntnisse im Umgang mit: Standardsoftwarepaketen (MS Office)
- Vorbildliche mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten
- Fähigkeit aktiv zuzuhören / Fähigkeit, positive zwischenmenschliche Beziehungen aufzubauen und zu pflegen
Benefits
- Wir beraten und vermitteln Sie kostenfrei
- Gleiche Rechte und Pflichten wie die Kollegen im Betrieb
- Beste Chance für Berufs-, Quer- und Wiedereinsteiger
- Einarbeitung und Weiterbildungen
- Kontakt und Vernetzung mit den interessanten Unternehmen
- Wir unterstützen Sie bei der Vorbereitung Ihres Bewerbungsgespräches und Vertragsverhandlungen und begleiten Sie auf
- Wunsch zu den Gesprächen
- Wir erstellen Ihnen eine Auswahl pass genauer Kundenvakanzen und entscheiden gemeinsam, bei welchem Unternehmen wir Sie vorstellen
- Sie haben einen persönlichen Berater an Ihrer Seite
- Unterstützung zur Direkteinstellung beim Kunden
- Spannende Themenfeld der Organisation eines internationalen Logistiknetzwerks
- Ein positives Betriebsklima und teamorientiertes Arbeitsumfeld
- Ein moderner und gut zu erreichender Arbeitsplatz
- Gute persönliche Entwicklungsmöglichkeiten
- Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
- Raum für Ideen und Gestaltungsspielräume in einer Wachstumsbranche
- Offene Unternehmenskultur in einem agilen Familienunternehmen
- Flexible Arbeitszeiten sowie tageweise Homeoffice-Option
- Kostenfreies Obst und Getränke
- Sehr gute Verkehrsanbindung und Einkaufsmöglichkeiten in unmittelbarer Nähe
- Kostenfreie Parkplätze auf dem Firmengelände
- Mitarbeiter-Benefitprogramm, JobRad, Massage am Arbeitsplatz
Über Hays
Echte Finanz-Fachkräfte sind rar, sehr gefragt und dementsprechend hoch ist ihr Marktwert. Egal ob im Bereich Accounting, Controlling, Corporate Banking, Interim-Management, Treasury oder Risk-Management, Hays kann Ihnen Türen öffnen und berät Sie gerne und völlig kostenfrei bei Ihrem nächsten Karriereschritt. Ganz nach Ihren Interessen und Vorstellungen und abhängig von Ihrer Erfahrung vermitteln wir Ihnen den passenden Job. Registrieren Sie sich und profitieren Sie von interessanten und passenden Positionen und Projekten. Wir freuen uns auf Sie.
Besetzungsprozess für eine Fest- oder temporäre Anstellung
- Analyse der Qualifikationen
- Kennenlernen
- Kontakt mit Kunden oder Kundinnen
- Vertragserstellung mit Hays
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1. Analyse der Qualifikationen
Wir führen eine ausführliche Analyse Ihrer fachlichen Qualifikationen und Bewerbungsunterlagen durch.
Kontakt bei Hays
+49 228 96965 223© Copyright Hays plc, . Das Wort HAYS, die H-Symbole, „Hays Working for your tomorrow" und „Powering the world of work" sowie damit verbundene Logos und Illustrationen sind eingetragene Markenzeichen der Hays PLC. Die H-Symbole sind Originaldesigns, die in vielen Ländern geschützt sind. Alle Rechte vorbehalten.