Assistenz (m/w/d)
Aufgaben
- Unterstützung des Cluster Leads sowie anderer Mitglieder des Leitungsteams in allen administrativen Angelegenheiten
- Planung und Koordination der Büroorganisation des Clusters und der sub-Cluster
- Organisation und Nachbereitung von internen und externen Meetings und Veranstaltungen mit nationalen und internationalen Teilnehmenden einschließlich aller damit verbundenen logistischen Aufgaben
- Verantwortung für Vendor Management inklusive on-/offboarding
- Erstellen von POs inklusive Überwachung des Rechnungs- und Genehmigungsprozesses
- Korrespondenz mit internen und externen Partnern in deutscher und englischer Sprache
- Verantwortung für Reisemanagement (Planung, Buchung, Abrechnung, Genehmigung) in BOB und Concur
- Zeitdatenpflege in SAP
- Verantwortung für das allgemeine Bestellwesen in SmartBuy inkl. IT
Profil
- Eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung zur Bürokaufmann/-kauffrau, Fremdsprachensekretär oder vergleichbare Qualifikation
- Berufserfahrung ials Assistenz/Projektassistenz
- Fundierte Kenntnisse der innerbetrieblichen Koordination und Organisation des Austauschs mit anderen Abteilungen sowie im Umgang mit externen Partnern
- Sehr gute EDV Kenntnisse (MS Office, SharePoint, Outlook, BOB, Teams, SAP)
- Hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein sowie kompetentes, sicheres Auftreten in einem interkulturellen Umfeld und auf allen Managementebenen
- Eigenständige Arbeitsweise verbunden mit der Fähigkeit, Aufgaben zu priorisieren
- Hohes Maß an Proaktivität, Selbstständigkeit, Teamfähigkeit und Flexibilität
- Sehr gute Kommunikationsfähigkeit, Vertrauenswürdigkeit sowie Zuverlässigkeit
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Benefits
- Betreuung im gesamten Bewerbungsprozess
- Betreuung im laufenden Projekt durch unser Team
Über Hays
Mit über 15 Jahren Erfahrung in der klassischen Pharmaindustrie, Biotechnologie, Chemie und Medizintechnik kennen wir die entscheidenden Kontaktpersonen, die anspruchsvolle Aufgaben mit Potenzial ausschreiben. Die hohe Personalnachfrage eröffnet spannende Möglichkeiten für engagierte Fach- und Führungskräfte, um sich beruflich zu entwickeln und an der eigenen Karriere zu arbeiten. Als spezialisierte Personalberatung mit einem internationalen Netzwerk bieten wir Ihnen entscheidende Vorteile – und das völlig kostenfrei für Sie. Registrieren Sie sich und profitieren Sie von interessanten und passenden Positionen und Projekten.
Besetzungsprozess für eine Fest- oder temporäre Anstellung
- Analyse der Qualifikationen
- Kennenlernen
- Kontakt mit Kunden oder Kundinnen
- Vertragserstellung mit Hays
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1. Analyse der Qualifikationen
Wir führen eine ausführliche Analyse Ihrer fachlichen Qualifikationen und Bewerbungsunterlagen durch.
Kontakt bei Hays
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