Backoffice Manager (m/w/d)
Über das Unternehmen
- Als modernes Unternehmen entwickelt sich unser Mandant ständig weiter und geht dabei immer wieder neue Wege
Aufgaben
- Organisatorische und administrative Unterstützung der Standortteams, um die Erreichung ihrer Ziele zu erleichtern
- Organisation und Verwaltung von Geschäftsreisen im In- und Ausland (einschließlich Visumsprozesse), Konferenzen, Besprechungen und Veranstaltungen, Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufs und der Nachbereitung
- Beaufsichtigung der Budgetverwaltung für Reisen und Sitzungen sowie Vorbereitung von Präsentationen und Berichten nach Bedarf
- Enge Zusammenarbeit mit den Teams vor Ort, um bei Bedarf bei laufenden Projekten oder Aufgaben zu helfen
- Recherche und Kontaktaufnahme mit potenziellen Geschäftspartnern in Bezug auf die Bedürfnisse des Standorts; Reinigungsdienste, Catering, Hotels
- Unterstützung des lokalen Gesundheits- und Sicherheitsmanagements, des Facility Managements und des Fuhrparkmanagements, Gewährleistung der ordnungsgemäßen Wartung und Einhaltung der Vorschriften für Standort- und Firmenfahrzeuge
- Koordinierung, Organisation und Leitung eines Teams von 3 Personen
Profil
- Erfahrung in der internationalen Assistenz (bevorzugt auf Führungsebene), in der Veranstaltungsorganisation und vorzugsweise im Personalmanagement oder als Schnittstelle zur Personalabteilung
- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, Kreativität, Zuverlässigkeit, Eigenverantwortung und Dienstleistungsorientierung
- Sie sind in der Lage, selbständig zu arbeiten und gleichzeitig ein aufgeschlossener Teamplayer zu sein
- Sicherer Umgang mit MS Office; Kenntnisse in SAP oder anderen Systemen sind von Vorteil
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift in Deutsch und Englisch; weitere Sprachkenntnisse sind von Vorteil
- Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten und sich an ein dynamisches Umfeld anzupassen
- Bereitschaft zu internationalen Reisen (5-15 Tage/Jahr)
Benefits
- Arbeiten in einem familiären Team und internationalen Umfeld sowie Raum für neue Ideen
- Einen unbefristeten Arbeitsvertrag
- Hybride Arbeitslösungen
- 30 Tage Urlaub
- Jobbike
- Vermögenswirksame Leistungen
- Korporative Vergünstigungen
- Urlaubsgeld und Weihnachtsgeld
- Möglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Entwicklung
Gehaltsinformationen
- 55.000 - 65.000
Über Hays
Bei uns stehen HR-Talenten alle Türen offen, etwa in den Bereichen Recruiting, Personalleitung, Personalentwicklung, Payroll oder HR Controlling u.v.m. Wir begleiten Sie von Anfang an kompetent durch den Recruiting-Prozess und stellen Ihnen zusätzliche Informationen kontinuierlich zur Verfügung. Profitieren Sie von unserem umfangreichen Netzwerk und sichern Sie sich damit auch den Zugang zu Positionen, die nicht am Markt ausgeschrieben sind. Darüber hinaus erhalten Sie ein detailliertes und zeitnahes Feedback von uns.
Besetzungsprozess für eine Fest- oder temporäre Anstellung
- Analyse der Qualifikationen
- Kennenlernen
- Kontakt mit Kunden oder Kundinnen
- Vertragserstellung mit Hays
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1. Analyse der Qualifikationen
Wir führen eine ausführliche Analyse Ihrer fachlichen Qualifikationen und Bewerbungsunterlagen durch.
Kontakt bei Hays
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